Het is een goede gewoonte om voor dat je iets gaat doen even de tijd te nemen om na te denken of je het gewenste doel op een efficiënte manier kunt bereiken. Dit geldt ook wanneer je met Excel gaat werken. Het is niet ondenkbaar dat je op een moment de data uit twee Excel bestanden wilt samenvoegen. Je kan dan de relevante data uit het tweede tabblad handmatig gaan invoeren in het eerste tabblad. Dit kan echter slimmer en sneller met de functie VLOOKUP (VERT.ZOEKEN voor de gebruikers met een Nederlandse Excel versie). De enige voorwaarde bij het gebruiken van deze functie is dat beide tabbladen een over een unieke identifier of key beschikken waarmee de data aan elkaar gekoppeld kan worden.
Voorbeeld
Voorbeeld tabblad 1
In dit voorbeeld gebruiken we een tabblad met daarin een lijstje voornamen, achternamen en adressen. Het tweede tabblad bevat een lijstje voornamen en geboortedata. We gebruiken de voornamen als unieke identifier om de geboortedata uit het tweede tabblad in het eerste tabblad weer te geven.
Voorbeeld tabblad 2
VLOOKUP gebruiken met de formula builder
Om de VLOOKUP functie te gebruiken ga je in de cel van het eerste tabblad waarin je de data uit het tweede tabblad zichtbaar wilt krijgen (in dit voorbeeld cel D2). Vervolgens open je de ‘formula builder’ en zoek je naar de VLOOKUP functie.
Het eerste argument dat je gaat invullen is de ‘lookup_value’. Dit is de unieke identifier om de data uit het tweede tabblad aan het eerste tabblad te koppelen. In het voorbeeld is dit A2 (voornaam).
Het tweede argument is ‘table_array’. Dit is het celbereik van het tweede tabblad waarin de functie naar data moet gaan zoeken. Ga naar het tweede tabblad en selecteer het gewenste celbereik (Sheet2!$A$2:$B$6).
Argument drie is ‘col_index_num’. Dit is het nummer (vanaf links geteld) van de kolom in het tweede tabblad waarin de data staat die je in het eerste tabblad zichtbaar wilt maken (2).
Het laatste argument is ‘range_lookup’. Deze kan de waarde true of false hebben. Bij de waarde false geeft Excel de eerst gevonden waarde die exact overeenkomt terug. We gebruiken hier dus false.
Als je op enter drukt zie je dat de geboortedatum in het eerste tabblad wordt gevuld met de geboortedatum uit het tweede tabblad. Kopieer deze functie in de overige cellen van het eerste tabblad.
Eindresultaat
Nu gebruiken we in dit voorbeeld een bestand met een kleine hoeveelheid data (slechts 6 regels) maar je kan je vast voorstellen dat de VLOOKUP functie je een hoop tijd bespaart wanneer je deze in grote Excel bestanden van honderden of duizenden regels met data toepast.